Office 2.0: "datos en las nubes" y colaboración

En la línea de web 2.0, "office 2.0" plantea utilizar la web como plataforma para el trabajo. Consiste en guardar datos y documentos "en las nubes", quiere decir en la web, lejos de la empresa. Permite el acceso de todos los interesados y sale más barato. Facilita la colaboración. Apoyado por la llegada de toda una serie de herramientas podría contribuir a modificar profundamente nuestra forma de trabajar.

El objetivo es "volver operacional online la productividad de Office" explica Ismael Ghalimi, organizador de la primera conferencia "Office 2.0" reunida en San Francisco los días 11 y 12 de octubre. Para precisar, propone una serie de reglas tales como: el navegador es la única aplicación, no hay documentos en la computadora, es indispensable poder importar y exportar datos para facilitar la migración entre aplicaciones y Ajax es mejor.

Dan Farmer, vicepresidente de C|net y primer presentador, ironizó sobre esta conferencia en la cual "todos quieren entrar sin que nadie sepa exactamente de que se trata". Por suerte, entrevistó a Esther Dyson quien puso de manera muy clara las bases y los límites del debate. "Fácil de imaginar, office 2.0 resulta más difícil de implementar" explicó. La mayoría de los participantes están offline apenas mientras viajan en avión mientras para la inmensa mayoría de los humanos estar online sigue siendo un lejano sueño.

Dyson no tiene nada contra el hecho de "tener los datos en las nubes" (lo cual plantea serios problemas de seguridad, privacidad y confianza) pero "lo esencial no radica en los datos, está en la colaboración". Ahí radica la dificultad. Sabemos manejar los datos pero "no somos lo suficientemente buenos en el manejo de los procesos."

Web 2.0 está de moda. Office 2.0 participa de la misma corriente. Pero una de las diferencias más importantes, según explicó Andrew McAfee, profesor en la escuela de negocios de Harvard, es "la presencia de los ejecutivos en las empresas". No están encima de los usuarios, sí de los trabajadores y nadie sabe como van a reaccionar frente a esas tecnologías descentralizadas que dan poder a los usuarios, este caso a los empleados.

"Dejémonos de cuentos, comentó Matthew Quinn de Tibco, las 500 empresas más grandes no son democracias". Los departamentos informáticos, por su parte pueden invocar los riesgos en materia de seguridad o sentir la reducción de su poder. Muy pocos, de hecho parecen estar listos hoy.

Los empleados tampoco. Nadie olvida el fulgurante éxito de Flickr, del.icio.us o YouTube. Pero la mayoría de los oradores parecía pensar que "sería un error creer que la gente tiene ganas de utilizar las aplicaciones en la web". Hace falta convencerlos lo cual implica una clara decisión por parte de la dirección y una gran sencillez en la interfaz o hasta su "invisibilidad" como lo sugirió Shell Israel, autor del libro Naked Conversations.

Por encima de las discusiones, la conferencia fue el marco de presentación de decenas de productos interesantes. Hubo concurso. El ganador en la categoría de aplicación sencilla es EchoSign.com que permite la firma y distribución de documentos online. Entre las "suites" Joyent.com ganó con su paquete de mail, calendario, contactos y documentos online. Zoho.com, una empresa india instalada cerca de San Francisco, también es muy atractiva y bastante más barata. La oferta empieza a ser significativa. Pero ¿quién está interesado?

Varios oradores notaron que las start-ups (por lo menos en la región de San Francisco) tienden a usar Gmail (correo electrónico basado en la web). Siguiendo el mismo principio, adoptando cualquiera de las suites presentadas durante la conferencia pueden lanzar una empresa global con un puñado de personas en distintos lugares del planeta. De hecho, Ghalimi, el organizador de la conferencia, nos preciso por mail que "las nuevas tecnologías generalmente son adoptadas primero por las pequeñas empresas y luego por las grandes".

La dificultad es real. Si la colaboración está al centro del proceso, la diversidad resulta ser un problema. Esto se resuelve en cada empresa con los paquetes que reúnen las aplicaciones indispensables, las famosas "suites". Pero además, para que la colaboración resulte eficiente, hace falta una solución común o la adopción de estándares comunes que garanticen la interoperabilidad. Muchos hablaron de esto. Su implementación parece lejana todavía. De ahí la importancia de soluciones híbridas que permitan conservar una base Office para poder pasar luego a cualquier paquete online que la tienen como estándar de facto. El poder de Microsoft no desaparece online. La paradoja no carece de ironía.

 

La conferencia http://office20con.com/

Las aplicaciones http://itredux.com/office-20/database/

Reglas para Office 2.0 http://itredux.com/blog/2006/01/25/rules-for-office-20/

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